你的教室就是我的辦公室 中市善用資訊科技讓學校行政減壓

 記者黃登洲◎臺中報導

因應疫情學校停課不停學、畢業典禮改成線上舉辦、學生無法回校辦離校手續等，台中市政府教育局為解決學校行政困境，邀請在資訊科技應用經驗豐富的群科輔導員李偉綾規劃辦理「台中市行政減量培力研習」，教導行政端善用資訊科技，減輕教職員工作負擔，吸引來自全國各縣市近300位行政教師線上共學，參與踴躍。

教育局說明，目前教學使用應用程式以Google Meet為主，以「Google Classroom」打造翻轉教室、線上教學流程利器，解決設計、繳交、追踪作業等工作流程效率問題。台中家商學務主任王聖閔巧思將行政處室想像為一間教室，單位主管就是這間教室的老師，團隊夥伴為教室內成員，運用Google日曆比對兩方空檔時間並同步調整雙方日曆，解決傳統魚雁往返效率問題，且透過平台發布訊息、分享資料、共編會議資料，有效控管計畫及資料撰寫進度。

研習課程中，台中家商蕭仕原老師鉅細靡遺向學員解說使用「Google Classroom」作為行政作業平台的作法，將許多調查表原是需要各負責單位填word或excel後，再彙整下載複製貼上清點資料的工作，改為只需善用Google的共編共用功能，即可增加效率。雖然共編偶有他人誤刪資料的情形，但運用表單收集資料後，一秒即可將資料轉出試算表，並自動製作出動態圖表，所有圖表、簡報及文件內容稍有更動，都可以立即更新。

「感謝學校行政人員在這波疫情迅速因應！」教育局長楊振昇表示，行政工作處理模式瞬息萬變，傳統作業方式耗時費力，無法即時處置，希望此次工作坊讓許多資料蒐集問題，跨單位的大計畫執行成效和經費控管，有效分工輕鬆掌握進度；另舉辦比賽、全校普查、溫度量測、證照調查等許多業務要求，透過表單可一秒完成，減少人工登記批閱，也讓行政減壓，組織運作更有活力。